١٠ خطوات لإدارة وقتك بفاعلية

هل تخطط للقيام بمهام عديدة على مدار اليوم، قبل أن تكتشف في نهايته أنك لم تنفذ أيًا منها؟ هل تشعر أنك لا تحرز أي تقدم نحو أهدافك الأساسية في الحياة، أو أنك بحاجة لثمانٍ وأربعين ساعة يوميًا لتحقيق ذلك؟ إذا كان جوابك بالإيجاب، فأنت في حاجة لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.

في البداية، من المهم أن تعرف أن إدارتك للوقت هي في الحقيقة إدارة لعقلك وتنظيم لمجهودك في الإطار الزمني المتاح لك يوميًا، فالوقت يمر شئت أم أبيت، ولا يمكنك التحكم فيه! مفتاح تحقيق أهدافك هو أن تكون أكثر إنتاجية وتستفيد من كل دقيقة في يومك.

إذا كنت جادًا في ذلك، تحتاج لوضع خطة ترسم من خلالها خارطة الطريق نحو بلوغ أهدافك، سواءً كانت قصيرة الأمد أو طويلة الأمد.

خطة تبدأ من الأهداف الأهم في حياتك بلوغًا لجدول مهامك اليومية. عليك أن تستيقظ يوميًا وأنت تعلم ما عليك فعله خلال الساعات التالية، وأن تلتزم بالمهام المخطط لها حتى موعد عودتك للفراش مرة أخرى في نهاية اليوم.

• • حدد أولوياتك: في البداية عليك تحديد أولوياتك. انظر إلى الصورة الكاملة. ما الذي تريد إنجازه على المدى الطويل على المستوى الشخصي والمهني؟ ما الذي تحتاج لتغييره في حياتك؟ ما الجوانب التي يجب أن تمنحها الأولوية في حياتك؟ ما هي أهدافك؟ إجابات تلك الأسئلة من شأنها أن تضعك على الطريق الصحيح. حاول أن تجعل أهدافك ذكية؛ واضحة وقابلة للتحقيق بما يناسب إمكانياتك عبر خطة مفصلة ذات مراحل متناسقة وإطار زمني محدد. حدد المهام التي تحتاج للقيام بها من أجل بلوغ كل هدف، سواءً كانت مهام يومية أو أسبوعية أو حتى شهرية.

 

• • بسط الأمور على نفسك: تعلم كيفية تفتيت المهام! الحماس مطلوب ولكن كن واقعيًا، هناك حد أقصى لما يمكنك تحقيقه كل يوم! إذا كانت المهمة كبيرة وتحتاج للكثير من الوقت والجهد، عليك تقسيمها لمهام أصغر قابلة للتنفيذ في الإطار الزمني الذي حددته. اعلم أنك إذا بذلت مجهودًا يكفي لتحقيق 1% من هدفك كل يوم، ستنجز أكثر من 90 في المئة منه خلال ثلاثة أشهر!

 

• • خطط يومك: الآن عليك تخطيط يومك! راجع المهام التي تحتاج للقيام بها على مدار اليوم وقسمها عبر جدول زمني. هناك العديد من التطبيقات الإلكترونية التي تتيح لك إنشاء قوائم بالمهام، مثل “Google Tasks” أو”Microsoft To Do” أو “Todoist”. من شأن هذه التطبيقات مساعدتك في إدارة المهام واستكمالها وزيادة كفاءتك وإنتاجيتك على المدى الطويل. اختر ما يناسبك من هذه التطبيقات، أو استخدم الورقة والقلم إذا كنت تفضل ذلك. ضع إطاًرا زمنيًا لكل مهمة بحسب تقديرك للوقت الذي تحتاجه لتنفيذها.

 

• • اجمع المهام المتشابهة معًا: خلال تخطيط يومك، حاول أن تجمع المهام المتشابهة معًا في إطار زمني واحد؛ على سبيل المثال، متابعة رسائل البريد الإلكتروني والهاتف الجوال، مع إجراء المكالمات المهمة، في خلال نفس الساعة. إن قيامك بتلك المهام المتشابهة في فترة زمنية واحدة سيوفر لك الكثير من الوقت والجهد، ويرفع من قدرتك على التركيز.

 

• • اترك فراغات: من الضروري أن تترك فترات زمنية فارغة بين المهام للتقليل من الضغط، فقد تحتاج بعض المهام وقتًا أطول مما تعتقد. 20 أو 30 دقيقة قد تكون كافية. من الممكن أن تستغل تلك الدقائق لالتقاط أنفاسك أو القيام بالمهام الأقل أهمية، أو ربما تحتاجها لأي مهام سريعة طارئة.

 

• • المهام الأصعب أولًا: لن تتساوي جميع المهام اليومية بالطبع في الوقت والمجهود والطاقة المطلوبة لتنفيذ كل منها. قد تفكر أن من الأفضل القيام بالمهام السهلة والسريعة في بداية اليوم، وترك المهام الأثقل لوقت لاحق، ولكن الأمر عكس ذلك تمامًا، فكل فعل تقوم به حتى لو كان مجرد قراءة منشور على وسائل التواصل الاجتماعي أو الرد على رسالة على واتساب يستهلك طاقتك الذهنية. عليك أن تعمل على المهمة الأصعب المرتبطة بالهدف الأهم في حياتك خلال الساعات الأولى من يومك، حيث تكون قدراتك الذهنية والبدنية في أفضل حالاتها. إنجاز المهمة الأصعب سيعزز من ثقتك بنفسك ويمنحك النشاط اللازم لإنجاز المهام الأسهل خلال ما تبقى من اليوم.

 

• • ابدأ: بعد أن قمت بالتخطيط ليومك، وربما لأسبوع أو شهر كامل، الآن إلى الخطوة الأهم، أن تبدأ التنفيذ. إنها الخطوة الأصعب ولكنها الأهم. لا تسمح لنفسك بالتأجيل أو إعادة التخطيط الآن! عزز ثقتك بنفسك وانطلق! ضع نصب عينيك الهدف النهائي. عندما تبدأ العجلة في الدوران ستمنحك الطاقة للاستمرار.

 

• • ركّز: ركز بشكل كامل على كل مهمة خلال تنفيذها، ولا تجمع أكثر من مهمة في الوقت نفسه حتى لا تنخفض انتاجيتك وتقل جودة عملك. اعزل نفسك عن أي مؤثرات خارجية خلال الفترة الزمنية التي حددتها للقيام بالمهمة. لا تنظر لشاشة الهاتف المحمول كل بضع دقائق! ارفض إضافة أي مهمة غير مخطط لها إلى جدولك اليومي. تعلم كيف تقول “لا”، إلا لو كان هناك ظرف طارئ لا يحتمل التأجيل.

 

• • أكمل المهام: ابذل قصارى جهدك لإكمال أكبر عدد من المهام اليومية. عليك بلوغ خط النهاية! الأمر سيمنحك المزيد من الثقة ويقوي إرادتك. وحتى لو لم تكن النتائج مثالية في البداية، تقبل ذلك، فالرغبة في تحقيق نتائج مثالية من المحاولة الأولى من أبرز الأسباب التي تدفع البعض للمماطلة في بدء رحلتهم نحو تحقيق أحلامهم وطموحاتهم.

 

• راقب وقتك وعدّل خطتك: في كثير من الأحيان ستجد نفسك غير قادر على تنفيذ بعض المهام التي خططت لها خلال اليوم، الأمر طبيعي، لذا من الضروري أن تحتفظ بسجل لما قمت به على مدار اليوم، والوقت الذي استغرقه تنفيذ كل مهمة. سيتيح لك ذلك معرفة أين يذهب وقتك. كم ساعة أضعتها على القيام بمهام لا تخدم أهدافك؟ هل هناك مهام تحتاج لفترات زمنية أكبر مما كنت تتوقع؟ ما هي الفترات اليومية التي تنجز فيها المهام بشكل أفضل؟ إجابات تلك الأسئلة ستساعدك على تخطيط يومك بشكل أفضل في المستقبل. ربما سيكون عليك التفكير في تقليل عدد المهام اليومية، أو ربما إيكال بعض المهام لأشخاص آخرين. من الصعب أن تنفذ 20 أو 30 مهمة في اليوم الواحد، أو أن تقوم بكل شيء بنفسك!

 

نصائح إضافية

• خطط للاستفادة من الفترات التي تقوم فيها بأمور لا تحتاج لبذل مجهود ذهني، مثل فترات الانتظار أو استخدام المواصلات.
• ترتيب غرفتك ومنزلك ومكتبك وملفاتك الرقمية يوفر الكثير من الجهد الذهني.
• النوم في مواعيد محددة يوميًا أمرٌ مفيدٌ لبدنك وعقلك، ونفس الأمر ينطبق على الاستيقاظ مبكرًا.